Vacature administratief medewerker

KIKOEN vzw zoekt een administratieve medewerker (m/v) 

Wat zoeken we?

Wij zijn op zoek naar een enthousiaste administratieve duizendpoot die onze teams en medewerkers:

  • ontzorgt op administratief vlak;
  • ondersteunt bij het opzetten van administratieve processen en systemen en dit in de praktijk omzet;

met als toetssteen tevreden kinderen, ouders en begeleiders.

  • Je maakt deel uit van het administratieteam en rapporteert aan de operationeel manager.
  • Je bent het aanspreekpunt voor medewerkers en teams bij administratieve vraagstukken en werkt lokaal in tandem met de teamcoaches.
  • Je hebt ervaring in een administratieve job en met het optimaliseren van administratieve systemen en processen.

Kern van de functie

Mee richting geven aan de administratieve organisatie van KIKOEN vzw en deze mee uitbouwen en uitvoeren, met oog voor efficiëntie, eenvoud en klantgerichtheid:

  • als lid van het administratieteam actief participeren in denksessies en de resultaten hiervan omzetten naar de dagelijkse administratieve werking.
  • in kaart brengen en afstemmen van processen op de (lokale) noden van externe (ouders, scholen) en interne klanten (medewerkers).

Optimaliseren, beheren en up to date houden van de administratieve kernprocessen van KIKOEN vzw.

  • kind- en ouderadministratie: verzamelen en updaten van kind- en ouderinformatie, inschrijvingssysteem instapklaar maken voor ouders, opvolgen van inschrijvingen en reservelijsten,...
  • facturatie en betalingsopvolging: maandelijks factureren van ouders, communiceren met boekhouding, ouders te woord staan in geval van vragen m.b.t. facturatie, contacteren van ouders in geval van openstaande facturen,...
  • logistieke planning

Algemene en logistieke ondersteuning bieden, op niveau van KIKOEN vzw en/of op niveau van de lokale vestigingen:

  • interne en externe communicatie: telefonisch onthaal, bekendmaking van de dienstverlening via de verschillende communicatiekanalen (website, brochure, artikels, social media,...), verslaggeving.
  • aankopen: leveranciers zoeken, offertes opvragen en vergelijken, aankoopfac turen coderen en communicatie met boekhouding,...

Wat verwachten we van jou?

  • Je werkt graag voor en met anderen en kan vlot samenwerken met collega's en externe partners (gemeente, scholen, leveranciers,...).
  • Je bent klantgericht en je haalt er eer en energie uit om voor anderen opdrachten tot een goed einde te brengen. Je denkt pro-actief na over hoe je je collega's kan ondersteunen en verrassen.
  • Je wordt warm van de visie & waarden van KIKOEN en hebt zin om deze ook vanuit administratief oogpunt in praktijk te brengen.
  • Je hebt geen schrik om mee te denken en te werken aan procesoptimalisaties.
  • Je hebt geen schrik van cijfers en kan deze op een bevattelijke manier weergeven.
  • Je werkt nauwgezet, planmatig, oplossings- en resultaatsgericht.
  • Je krijgt snel nieuwe digitale systemen onder de knie en deinst niet terug om ze zelf uit te testen.
  • Je bent een plantrekker, werkt zelfstandig en trekt aan de bel als je ondersteuning nodig hebt.
  • Je bent een teamplayer die het gezamenlijk belang voor ogen houdt en die hulp aanbiedt, ook al valt de taak niet meteen onder de eigen opdracht.
  • Je communiceert zowel mondeling als schriftelijk helder, duidelijk en samenhangend.

 

 

 

Kennis & diplomavereisten

  • Je beschikt over goede administratieve vaardigheden en IT-skills.
  • Je beschikt over goede communicatieve vaardigheden, zowel
    schriftelijk als verbaal.
  • Je kan vlot overweg met Word, Excel, Powerpoint, Outlook.
  • Je hebt een zeer goede Nederlandse taalkennis.

Wat kunnen we jou bieden?

  • Een halftijds contract van onbepaalde duur.
  • Een uitdagende job in een dynamische organisatie in volle ontwikkeling.
  • Een marktconforme verloning met mogelijkheid overname relevante ervaring.
  • Extra legale voordelen: Maaltijdcheques – Sociaal abonnement of fietsvergoeding – Hospitalisatieverzekering – Groepsverzekering – Laptop – GSM & abonnement.
  • Een flexibele werkomgeving met aandacht voor balans werk-privé.
  • Een lerende organisatie met veel ruimte voor persoonlijke ontwikkeling: opleiding – coaching – training on the job – lerend netwerk • Plaats tewerkstelling: Olen

Interesse?