"Goed begonnen, is half gewonnen!"
We vinden het belangrijk dat kinderen en hun ouders zich vanaf het eerste moment welkom voelen bij ons. Daarom namen we onze intakeprocedure eens grondig onder de loep, wat resulteerde in een aantal actiepunten:
Eén procedure
Waar er voorheen wel eens verschillen zaten tussen de vier KIKOEN gemeenten, hebben we nu één procedure gemaakt die overal hetzelfde is.
Wanneer mensen een nieuw dossier aanmaken, zullen we ze op exact dezelfde manier verwerken ongeacht de gemeente/locatie. Het zal ook steeds dezelfde collega zijn die alle nieuwe dossieraanvragen verwerkt.
Standaardmail met alle noodzakelijke informatie
We schreven een standaardmail met alle noodzakelijke informatie, die we telkens versturen bij een nieuwe aanmelding. Op deze manier zijn ouders meteen op de hoogte en kunnen kinderen nu nog makkelijker bij ons komen ravotten!
Sterrol 'intake'
En misschien wel het allerbelangrijkst: we leggen voortaan nog meer de nadruk op een warm onthaal in elke locatie!
Door de sterrol “intake” in het leven te roepen, krijgen we op elke locatie een verantwoordelijke die de opstart van nieuwe kinderen mee in goeie banen leidt.
Deze persoon zal ervoor zorgen dat ouders bij aanvang zo snel mogelijk gecontacteerd worden om kennis te maken. We doen dit bij voorkeur voor het eerste opvangmoment en op de locatie zelf. Zo kunnen kinderen, samen met hun ouders, de KIKOEN-sfeer al een keer opsnuiven.
Tijdens het kennismakingsmoment maken we graag tijd om kind en ouders te leren kennen en om de nodige informatie in verband met het kind uit te wisselen. Achteraf bespreken we alle info nog een keer met de rest van de collega’s. Zo is iedereen op de hoogte en klaar om het nieuwe kind welkom te heten.
Met zo'n piekfijne voorbereiding, maken we van de allereerste keer bij KIKOEN een écht feest!